今日は、concan代表が思う「仕事を早く終わらせる為の具体的な方法・第２弾」を書きます。 ～副題:効率を上げる為に「２つ」の優先順位を意識せよ！～
最近、「働き方改革」という言葉がひとり歩きをするようになりました。資源も、土地も、少ない「日本」で、本当に 政府が進めている 今の「働き方改革」でいいのか、甚だ疑問が残ります。
真の「働き方改革」とは、働時間を短くするよりも、「生産性を高める」ことが『本質』だと思います。
「仕事が早い人」は、段取りから作業まで 早く行う為の『型』を持っています。
そして 更に、仕事の効率と、優先順位を付けることで、より早くなると言う話です。
では、本題に入ります。
【仕事を早く終わらせる"２つ"の優先順位！】
【■優先順位１.「スキル面！」】
＊仕事の『重要度』(横軸)×仕事の『緊急度』(縦軸)で図ります。
＊『重要度』をベースに、優先順位を決めます。
◆優先１.「重要度が高く、緊急度も高い仕事！」
◆優先２.「重要度が高く、緊急度が低い仕事！」
＊実は、殆どの人が 緊急度を優先させ、この「優先２.」を後回しにしています。
＊緊急度を優先させることで、重要な案件が、先送り先送りされ、「トラブル」の原因になることがあります。
＊重要度が高い仕事は、１部署に留まらす、他部署にも影響を及ぼす「仕事」であり、「出来不出来」によって、かなり影響を及ぼします。
◆優先３.「重要度が低く、緊急度が高い仕事！」
＊「優先２」を先送りしない為に、この「優先３」は、チームメンバーと共有し、チームで処理すべきです。
◆優先４.「重要度が低く、緊急度も低い仕事！」
＊この仕事は、無くすか、アウトソーシングします。
【■優先順位２.「メンタル面！」】
◆優先１.「ゲーム性・戦略性で熟考する！」
＊直ぐに 仕事に取り掛かるのではなく、ゲーム性を持って、その仕事を 所謂「表・裏・斜」のあらゆる角度から考えて「戦略」を立てます。
＊戦略を決めることは、「目標」と「ゴール」を決めることです。
◆優先２.「楽しく仕事をする！」
＊殆どの人が、仕事を「遣らされ感覚」でしています。
＊仕事は、楽しくしないと「ダラダラ」に成り、時間ばかりが過ぎてしまいます。
＊仕事を楽しくする為に、自らで「仕事」の段取り(戦略)を決めることが重要です。
◆優先３.「先ず、５分やってみる！」
＊重要度の高い仕事の推進イメージを考えます。
＊この時、段取りが組めると「スーッと」仕事に取り組めるようになります。
＊面倒臭い仕事ほど、先にやらないと、もっと面倒臭いことになります。
◆優先４.「自分に、ご褒美を挙げる！」
＊仕事の「目標」を立てて、クリアしたら「コーヒーブレイク」など、ちょっとした ご褒美を挙げます。(気分転換する)
●仕事を早く終わらせる為には、「スキル面」と「メンタル面」の"２つ"の優先順位を自分で「コントロール」するしかないのです。かなり 難しい事ですが、結局の所、仕事を楽しめるかに掛かっていると思います。
【世の中には、楽しい仕事はありません。楽しく出来る"能力の人"がいるだけなのです。】
◎と言うことで…
「仕事を早く終わらせる具体的な方法」を書いてきましたが、仕事の早い人の特徴として、もっとも際立っているのは「高い評価」をもらっている人が多いことです。
なぜ、仕事が早いと「高い評価」を貰えるのかというと、その理由は シンプルです。アウトプットの『質』や『量』が多いからです。
実は…
●「仕事の評価」＝「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。
そして…
●「やること」×「やりかた」×「はやさ」の各要素が高いほど、仕事の評価・実績は、華やかなものになります。
この時、多くの人は「やること」や「やりかた」が仕事の評価に直結していると考えます。しかし 実は「はやさ」が、もっとも 評価に関係しています。
つまり…
●「仕事の評価」＝「やること」×「やりかた」×「はやさ」に於いて、評価を上げるには「はやさ」を上げるのが、もっとも手っ取り早いのです。
その理由は…
「やること」とは、プロジェクトの案件です。
例えば、「海外進出しよう」や「〇〇のような新製品を開発しよう」、「新システムを導入しよう」といった提案のことです。
しかし これは、社長でもない限り、「やること」を決めるチャンスは、ほぼありません。例えば、「海外進出しよう」と決めるのは、「社長」や それに近い人です。
このように、決める誰かのもとで、「仕事」をする限り、仕事を依頼される事はあっても、仕事の「やること」を決める決定権をもつ場面は、ほとんど無いと思います。
「やりかた」とは、プロジェクトを進め方で「誰が、何を担当して、いつまでに」という部分です。
実は、仕事の「やりかた」に関しても、意思 一つで決める事は出来ないことが多いのです。
例えば、仕事の役割分担を決める時、「誰が、何を担当して、いつまでに」を決めておく必要があります。
勿論、風通しのいい企業であれば、「上司」や「部下」が一緒になって決めるかも知れません。しかし 大抵の場合、「リーダー」や「責任者」の意向が採用されます。
つまり「仕事」は、上司が管理しているので、上司の「やりかた」に納得いかない場合でも、従わざるをえないのです。
この時、早く「仕事」を行うことが成果に繋がり易いのです。
その理由は、「仕事」を早く行うことは「評価対象」として分かり易いからです。
例えば、「仕事」をササッと終わらせて、上司に見せたとします。すると、上司は 仕事に対して、こうコメントするかも知れません。
「これは、いらないです」や「あの情報をいれると、もっと良くなります」など。
この時、その日の内に修正して、上司に見せれば、以下のような反応が返ってきます。
「そうそう、そんな感じ。あと ここは、こうした方がいいです」や「だいぶ、よくなった」、「はやい、もう出来たの！？」など。こういうやり取りを繰り返していく内に、「仕事」は どんどん完成に近づきます。そして 「仕事」が、一段落した頃には、上司は仕事の「やりかた」をみて、「この人はやるな」という評価を持つのです。
逆に、「仕事」が 遅く、いつまで経っても進捗が見えない人には、「どこまで出来たの？」や「いつごろ終わりそう？」といった事を上司が、直接 聞く事になります。
こういった事を聞く時、上司は 不安になっています。
そして 進捗が見えないと、「この人に 仕事を任させると、ギリギリになってしまう」という印象を持たれてしまいます。
このように…
●「仕事の評価」＝「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。
しかし 「やること」や「やりかた」は、コントロール出来ない事が多いのが現実です。
ただ、「はやさ」であれば、変える事が出来ます。そして 「仕事」を早くこなす事で、以下のようになるのです。
◆１.「仕事がはやい」→「仕事が早く終わる」→「手直しする時間が増える」→「より上司の求める資料に近づく」
◆２.「仕事がはやい」→「上司の仕事の手伝いができる」→「上司が自分の為に使える時間が増える」
特に「入社５年」ぐらいまでの人であれば、仕事の評価は「はやさ」が決め手になります。一度 上司の信頼を得れば、上司が提案に耳を貸すようになります。そこで 信頼を掴んでいけば、新しい「仕事」や「刺激的でチャレンジングな案件」を任されるようになるのです。
●結局…
「仕事」が終わらない状況から打開する為には、常に自分に合った「仕事」のやり方を見付けたり、クライアントが求めるレベルに自分をどのように、もっていくかを「試行錯誤」する事で解決するしかありません。