• 株式会社コンカン

【代表の人物像&体験談!】「仕事を早く終わらせる具体的な方法・第2弾!」

今日は、concan代表が思う「仕事を早く終わらせる為の具体的な方法・第2弾」を書きます。 ~副題:効率を上げる為に「2つ」の優先順位を意識せよ!~





最近、「働き方改革」という言葉がひとり歩きをするようになりました。資源も、土地も、少ない「日本」で、本当に 政府が進めている 今の「働き方改革」でいいのか、甚だ疑問が残ります。

真の「働き方改革」とは、働時間を短くするよりも、「生産性を高める」ことが『本質』だと思います。


「仕事が早い人」は、段取りから作業まで 早く行う為の『型』を持っています。

そして 更に、仕事の効率と、優先順位を付けることで、より早くなると言う話です。


では、本題に入ります。

【仕事を早く終わらせる"2つ"の優先順位!】

【■優先順位1.「スキル面!」】

*仕事の『重要度』(横軸)×仕事の『緊急度』(縦軸)で図ります。

*『重要度』をベースに、優先順位を決めます。


◆優先1.「重要度が高く、緊急度も高い仕事!」

◆優先2.「重要度が高く、緊急度が低い仕事!」

*実は、殆どの人が 緊急度を優先させ、この「優先2.」を後回しにしています。

*緊急度を優先させることで、重要な案件が、先送り先送りされ、「トラブル」の原因になることがあります。

*重要度が高い仕事は、1部署に留まらす、他部署にも影響を及ぼす「仕事」であり、「出来不出来」によって、かなり影響を及ぼします。

◆優先3.「重要度が低く、緊急度が高い仕事!」

*「優先2」を先送りしない為に、この「優先3」は、チームメンバーと共有し、チームで処理すべきです。

◆優先4.「重要度が低く、緊急度も低い仕事!」

*この仕事は、無くすか、アウトソーシングします。



【■優先順位2.「メンタル面!」】

◆優先1.「ゲーム性・戦略性で熟考する!」

*直ぐに 仕事に取り掛かるのではなく、ゲーム性を持って、その仕事を 所謂「表・裏・斜」のあらゆる角度から考えて「戦略」を立てます。

*戦略を決めることは、「目標」と「ゴール」を決めることです。

◆優先2.「楽しく仕事をする!」

*殆どの人が、仕事を「遣らされ感覚」でしています。

*仕事は、楽しくしないと「ダラダラ」に成り、時間ばかりが過ぎてしまいます。

*仕事を楽しくする為に、自らで「仕事」の段取り(戦略)を決めることが重要です。

◆優先3.「先ず、5分やってみる!」

*重要度の高い仕事の推進イメージを考えます。

*この時、段取りが組めると「スーッと」仕事に取り組めるようになります。

*面倒臭い仕事ほど、先にやらないと、もっと面倒臭いことになります。

◆優先4.「自分に、ご褒美を挙げる!」

*仕事の「目標」を立てて、クリアしたら「コーヒーブレイク」など、ちょっとした ご褒美を挙げます。(気分転換する)


●仕事を早く終わらせる為には、「スキル面」と「メンタル面」の"2つ"の優先順位を自分で「コントロール」するしかないのです。かなり 難しい事ですが、結局の所、仕事を楽しめるかに掛かっていると思います。


【世の中には、楽しい仕事はありません。楽しく出来る"能力の人"がいるだけなのです。】


◎と言うことで…

「仕事を早く終わらせる具体的な方法」を書いてきましたが、仕事の早い人の特徴として、もっとも際立っているのは「高い評価」をもらっている人が多いことです。

なぜ、仕事が早いと「高い評価」を貰えるのかというと、その理由は シンプルです。アウトプットの『質』や『量』が多いからです。


実は…

●「仕事の評価」=「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。

そして…

●「やること」×「やりかた」×「はやさ」の各要素が高いほど、仕事の評価・実績は、華やかなものになります。


この時、多くの人は「やること」や「やりかた」が仕事の評価に直結していると考えます。しかし 実は「はやさ」が、もっとも 評価に関係しています。


つまり…

●「仕事の評価」=「やること」×「やりかた」×「はやさ」に於いて、評価を上げるには「はやさ」を上げるのが、もっとも手っ取り早いのです。


その理由は…

「やること」とは、プロジェクトの案件です。

例えば、「海外進出しよう」や「〇〇のような新製品を開発しよう」、「新システムを導入しよう」といった提案のことです。


しかし これは、社長でもない限り、「やること」を決めるチャンスは、ほぼありません。例えば、「海外進出しよう」と決めるのは、「社長」や それに近い人です。


このように、決める誰かのもとで、「仕事」をする限り、仕事を依頼される事はあっても、仕事の「やること」を決める決定権をもつ場面は、ほとんど無いと思います。


「やりかた」とは、プロジェクトを進め方で「誰が、何を担当して、いつまでに」という部分です。

実は、仕事の「やりかた」に関しても、意思 一つで決める事は出来ないことが多いのです。


例えば、仕事の役割分担を決める時、「誰が、何を担当して、いつまでに」を決めておく必要があります。

勿論、風通しのいい企業であれば、「上司」や「部下」が一緒になって決めるかも知れません。しかし 大抵の場合、「リーダー」や「責任者」の意向が採用されます。


つまり「仕事」は、上司が管理しているので、上司の「やりかた」に納得いかない場合でも、従わざるをえないのです。

この時、早く「仕事」を行うことが成果に繋がり易いのです。


その理由は、「仕事」を早く行うことは「評価対象」として分かり易いからです。


例えば、「仕事」をササッと終わらせて、上司に見せたとします。すると、上司は 仕事に対して、こうコメントするかも知れません。

「これは、いらないです」や「あの情報をいれると、もっと良くなります」など。

この時、その日の内に修正して、上司に見せれば、以下のような反応が返ってきます。


「そうそう、そんな感じ。あと ここは、こうした方がいいです」や「だいぶ、よくなった」、「はやい、もう出来たの!?」など。こういうやり取りを繰り返していく内に、「仕事」は どんどん完成に近づきます。そして 「仕事」が、一段落した頃には、上司は仕事の「やりかた」をみて、「この人はやるな」という評価を持つのです。


逆に、「仕事」が 遅く、いつまで経っても進捗が見えない人には、「どこまで出来たの?」や「いつごろ終わりそう?」といった事を上司が、直接 聞く事になります。


こういった事を聞く時、上司は 不安になっています。

そして 進捗が見えないと、「この人に 仕事を任させると、ギリギリになってしまう」という印象を持たれてしまいます。


このように…

●「仕事の評価」=「やること」×「やりかた」×「はやさ」で決まります。

しかし 「やること」や「やりかた」は、コントロール出来ない事が多いのが現実です。


ただ、「はやさ」であれば、変える事が出来ます。そして 「仕事」を早くこなす事で、以下のようになるのです。


◆1.「仕事がはやい」→「仕事が早く終わる」→「手直しする時間が増える」→「より上司の求める資料に近づく」


◆2.「仕事がはやい」→「上司の仕事の手伝いができる」→「上司が自分の為に使える時間が増える」


特に「入社5年」ぐらいまでの人であれば、仕事の評価は「はやさ」が決め手になります。一度 上司の信頼を得れば、上司が提案に耳を貸すようになります。そこで 信頼を掴んでいけば、新しい「仕事」や「刺激的でチャレンジングな案件」を任されるようになるのです。


●結局…

「仕事」が終わらない状況から打開する為には、常に自分に合った「仕事」のやり方を見付けたり、クライアントが求めるレベルに自分をどのように、もっていくかを「試行錯誤」する事で解決するしかありません。

お問い合わせ

contact

担当/渡邉

ご質問やご依頼はお気軽にご連絡ください。

Copyright © concan all rights reserved.