「皆さんの会社は、人にきちんと"伝えること"出来てますか？」 ～副題:やはり、「伝え方」が非常に大事！～ 今日は、特別編として「物事を人に伝える難しさ」と、「伝え方で働き方が変わる」話を書きます。
私は、常日頃 こんな事を思ってます。 物事を 人に分かり易く「伝える」ことは、非常に難しいと。 人に、物事を伝えるとき… 自分が、「伝えたいこと」を100％理解していないと、人に噛み砕いて、分かり易く「伝える」ことは、出来ません。
人に「伝える」＝その事を「理解」出来ている、です。 よく「ビジネス」の世界では、こんな事が言われます。 ●賢い人は、「難しいことを、分かり易く伝える！」 ●普通の人は、「難しいことを、難しく伝える！」 ●賢く無い人は、「簡単なことを、難しく伝える！」と。
ーーー 【伝え方が、マズいと…】 ＊特に、中小企業で起こっている「伝え方」のマズい一般例 ◆１.「作業『のみ』指示している！」 ◆２.「これ(マニュアル)見てやって、『のみ』伝えている！」 ＊実は、全体像を説明していないので、相手は 理解できてなく、何を「質問」していいのか、解らない人が多い。 ◆３.「『解らなかったら』聞いてね？と言っている！」 ＊相手は、こんな「質問」したら「アホ」だと思われるのが、「イヤ」なので、何も聞いてこない人が多い。
●結局、全体像を説明しないで、作業「のみ」指示すると…
所謂「伝え方」がマズいと、「トラブル」が多発してしまい、全てに時間が掛かってしまいます。
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では、どうしたらいいのか？
【良い伝え方！】
＊一言でいうと…
【きちんと伝える"努力"をすること！】
◆１.「仕事の意味・『目的』を伝える！」
＊「無駄」と思われがちな「コミニュケーション時間」を十分取ることで、「実は」後の時間が「短縮」される。
◆２.「間違った(ミス)場合の影響を伝える！」
◆３.「その事を、理解したか、『確認』する！」
＊実は、当たり前の事ですが、中小企業では 中々 出来ていないのが現実です。
ーーー ◎ここで、話を少し変えて… これからの社会は、ウイルスと共存して生きる「With コロナ時代」。 そして「働き方改革」という"言葉"がビジネスシーンのトレンドワードになった昨今。この時代 生産性の向上が求められ「リモート ワーク」が導入され、多様な働き方を実現させる「副業」が解禁されたりと、様々な変化が訪れています。
ただ、改革の範囲を「コミュニケーションの手法」にまで広げている企業 特に「中小企業」は、殆どありません。しかし 仕事の大部分は、他者とのコミュニケーションで成り立っています。
この「伝え方」を変えるだけで、一気に「非効率」が「効率」に反転し、仕事がスムーズに進むようになります。
そこで 次に、人に"きちんと"「伝える」の先にある 人に"気持ちよく"動いて貰う「伝え方」について書きます。
その前に、「リモートワーク」に必要なスキルについて紹介します。色々 必要ですが、やはり 根底にあるのは、「コミニュケーション力」です。
【リモートワークに必要な"５つ"のスキル】
◆1.「コミュニケーション能力！」
◆2.「自己管理能力！」
◆3.「自己解決できるスキル！」
◆4.「ITに関する基礎知識！」
◆5.「質問力！」
ーーー では、話を戻します。 人に"気持ちよく"動いて貰う「伝え方」の３STEPを紹介します。 【伝え方で、労働生産性を上げる３STEP】 ◆STEP１.「自分の頭の中を、そのまま"言葉"にしない！」 ◆STEP２.「相手の頭の中を、"想像"する！」 ◆STEP３.「相手の"メリット"に沿ってお願いする！」
この「３つ」に従って言葉を創るようにすれば、「お願い」が通り易くなったり、作業効率の向上に役立つようになります。 いきなり会話から実践するのは難易度が高いので、最初は「メール」などで実践するといいと思います。 そうすると、次第に頭の中で瞬時に３ステップを踏めるようになり、「会話」の中でも自然と考えて話せるようになります。
●「たとえば、上司に資料を確認して欲しい時に『資料を確認して下さい！』と言うのではなく、『今 資料を確認いただけたら、この案件 直ぐに動き出せます』のように具体的なメリットを訴求するだけで対応は変化します。
●また、クライアントにメールでアポイントを取る時も『お時間いただけませんでしょうか？』ではなく、『月曜と火曜なら どちらがご都合よろしいでしょうか？』など具体的な曜日まで明記してしまうと、やり取りが少なくて済みます。これだけで作業効率は、グッと上がります。
●それ以外にも、仕事を手伝って欲しい時に、ただ「手伝って下さい」と、お願いするのではなく、「仕事が立て込んでいるんだけど、クオリティは落としたくないんです。こんな時は○○さんしか頼れないので、サポートして貰えません？」などのように特別感を伝えると、手伝って貰い易いと思います。
相手に快く聞いて貰うことで、業務効率がアップします。
ーーー 中小企業に於いて、このコミニュケーションによる「労働生産性」の向上を実現させる為には… ●『状況シェアの時間を毎日につくる』 ●『決断は即。ペンディングはしない』 ●『ありがとうを当たり前に、きちんと言う』 の３つが必要だと言われています。 この「状況シェアの時間を毎日つくる」のは、メールなど文字だけの会話だと膨大な量の業務をこなす上で情報の漏れが発生してしまうからです。
情報の重要度に応じて「対面・電話・メール」とコミュニケーションの方法を変える事も重要です。やはり文字だけだと温度感が伝わらない事が多く、どれくらいの「優先順位」で考えているのかが分からない事もあります。
また決断をペンディングしないのは、その場でGOが出せないようなものは、直ぐにバックした方が、作業効率の向上に役立つからです。瞬時に、答えが出せないような事は、１時間後に判断を下しても答えは変わらないと思います。であれば、その１時間を無駄にしない為に即座に判断する方が効率的です。
ーーーー ◎と言うことで… 実は、個人の作業効率を向上させるのに最も効果的なのは「普段の仕事の仕方に疑問を持ち、改善点を見つけること」です。 中でも「伝え方」については、多くの人が「自己流」で身に付けています。だからこそ、"きちんと"した技術を身に付ける事が大切だと思います。
●最後に「伝える」＝コミニュケーションで 「一番」大切なのは「面倒臭い！」を省くことだと思います。
●"きちんと"「伝える」、人に"気持ちよく"動いて貰う「伝え方」とは？
「伝える」人が、伝えたい事を「100％」理解した上で、先ずは、その事の「全体像」を説明し、その事の「内容」を「丁寧」に「完結」に、その事を「ミス(失敗)」した「影響」をしっかり説明した上で「相手のメリットに沿って」伝える事です。
皆さんの会社では如何ですか、 「きちんと」「気持ちよく」伝えていますか？