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【若手社員の成長記!】「第26回:『ちゃんと伝えたつもり』を無くすには?

今日は、私が感じる「コミニュケーション」の難しさについて書きます。 ~副題:"感性"磨きこそが最重要だ!~





最近になって、改めて他人に物事を伝えることの難しさを痛感します。特に仕事に於いて、大きなプロジェクトになると、どうしても多くの人の協力が必要になり、そこには多くのコミニュケーションも発生します。

私も 現在、大きなプロジェクトに参画していますが、知らず知らずに「伝えたつもり」が頻発しています。まさに 言った言わない、意図が伝わっていないなどの「コミニュケーションミス」です。


これは 規模間の小さな組織では、中々 気づけなかったことですが、大きな組織になればなるほど、目立ってしまうと同時に、一つのミスが取り返しのつかない致命的な事態になると実感しています。


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先ず…

【コミュニケーションミスが起こる原因 !】

●コミュニケーションミスが起こる原因は、「思い込み」と「共通認識のズレ」の2つに分けられます。

*「思い込み」としては…

「言ったつもりになっている」というケースがあります。例えば、会議の場で部下たちに注意したはずなのに思ったように改善されておらず、「前回の会議で改善点を話したのにどうなっているんだ!」というものです。注意はしていましたが、改善点までは具体的に提案しておらず、それで本人が言ったと思い込んでいるだけなのです。

これについては、私は、上司ではありませんが、よくある非常に耳の痛い話です。


*「共通認識のズレ」としては…

「別の意味で受け取っていた」というケースです。極端な例だと、北海道の会社の職場で部下に古くなった書類をどうするのか尋ねられた際に「投げて」と伝えたところ、投げつけられたという話があります。北海道では、「投げる」には「捨てる」という意味があります。しかし 北海道 以外の出身の人間には、それでは伝わりません。まったく別の意味として捉えてしまうのです。

このように、意図を正確に伝えたり、受け取ったりするには、前提となる「用語」や「基礎知識」を共用していなければ成り立ちません。


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それでは…

【コミュニケーションミスを無くすための対策!】

◆1.「意識の矢印を相手に向ける!」

*相手の言葉を自分の知識や経験の範囲内で解釈しようとせず、できるだけ「相手の真意を引き出す」ように会話を行うということです。

人の話を聞いたり、文章を読んだりする行為は、実は「自分自身の記憶や知識」を思い出しながら行っています。「聞くこと」や「読むこと」は、受け身のように思えますが、実際には、自分の知識に引き寄せて、自分が聞きたいように能動的に聞いていることが多いのです。


◆2.「定量的な情報なやりとり!」

*定性的な表現では、人によって受け止め方が、バラバラになることはよくあります。

例えば…

上司「今月売り上げを伸ばすぞ!」

部下「はい!」

この会話だと、どのくらい売り上げを伸ばすのかによって、とるべき行動は変わってきます。これを防ぐには、定量的な情報の"やりとり"以外に改善策はありません。


◆3.「記録を保管して共有する!」

*「言った、言ってない」のやりとりをした経験は誰にもあるはずです。このような、コミニュケーションミスは話の内容を「記録しておく」ことで防ぐことができます。ただし、何から何まで記録し、確認しなければならないと非効率的になりますので、ポイントだけを記録しておくことです。

また、情報が更新されることも頻繁にありますが、その際にはどちらの資料が最新なものであり、どちらを参照すべきかなどを明確にすることが大切です。つまり、資料を常に「整理」しておくことが求められます。


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◎ということで…

コミニュケーションについて書きました。

こうやって書いてみると、当たり前なことばかりですが、本当に難しい話だと思います。特に、自分だけの世界で「言ったつもり」になっていることは、私自身 最も気を付け無ければならないと思いました。

結局は…

●「自分の立場ではなく、相手の立場になって話を聞くこと。その為に 日頃から"感性"を磨いておくこと」が最も大事なのだと思います。

よく、外交的な人を見て「コミニュケーション能力が高くてうらやましいな」と思うこともありましたが、必ずしも「外交的=コミニュケーション能力が高い」というわけではないのだと思います。例え 外交的であっても、相手の話を聞かずに一方的に話をしたり、相手の感情や状況を無視して話をするようであれば、コミニュケーション能力は高いとは言えません。逆に 内向的な性格であっても、相手の気持ちを察するスキルが高い人こそ、本当にコミニケーションが高い人なのだと思います。


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●最後に…

【コミニュケーションが低いデメリット】

■1.「上司から評価されにくい!」

*上司と普段から円滑に会話できていないと、自分の仕事ぶりがうまく伝わらず、評価につながらない可能性が高いです。


■2.「部下からも評価されにくい」

*コミニュケーション能力の低さは、対上司だけでなく、対部下にも悪影響を及ぼします。部下にとって「頼りになる先輩」は、コミュニケーション能力が高く面倒見のよい人物です。


■3.「孤立して仕事ができない」

*当たり前ですが、コミニケーション能力が低い人は、どうしても煙たがられ、職場で孤立する原因となります。組織で仕事をする以上、孤立していてはよい仕事ができません。


■4.「周りを巻き込めない!」

*大きいプロジェクトになると多くの人が関わらないと成り立ちません。逆にいうと、周りを巻き込めない人は 大きなプロジェクトを遂行できないのです。


長くなりましたが、以上です。

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