今日は、concan代表が思う「仕事を早く終わらせて、定時に帰れる具体的な方法」について書きます。 ～副題:全ては、前日と当日・朝一の段取り次第だ！～
どの会社にも、仕事が早い人がいます。例えば、数日 掛かりそうな仕事を、１日で片付けてしまったり、他部署で 仕事が早い人として"噂"になったりします。
一方で、仕事が遅く、いつも 上司から進捗を気にされる人もいます。なぜ、このように仕事が「早い人」と「遅い人」がいるのでしょうか。
それは…
仕事の「進め方」「考え方」が、全く違うからです。
「仕事が早い人」は、段取りから作業まで 早く行う為の『型』を持っています。
しかし、仕事が遅い人は「進め方」「考え方」を知らない為に、仕事に時間が掛かる上に、ミスが多いアウトプットをしてしまいます。
そこで まずは、仕事が早い人の「特徴」と、仕事を早くこなせるようになる為の「コツ」の概念から紹介します。
【仕事が早い人の７つの特徴！】
◆特徴1.「適当で手抜きをしていい部分を理解している」
◆特徴２.「判断力・決断力がある」
◆特徴３.「切り替えが早い」
◆特徴４.「仕事が早いのに、正確でミスしない」
◆特徴５.「マイペースで仕事をこなす」
◆特徴６.「仕事を覚えるのが早い」
◆特徴７.「パソコン操作が早い」
【仕事を、早くできるようになる為の３つのコツ！】
当たり前ですが…
◆コツ１.「経験者に進め方を相談する」
◆コツ２.「成果を出している先輩や、同僚のやり方をマネる」
◆コツ３.「パソコン スキルを早くする」
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では、具体的な改善方法について紹介します。
【仕事を早く終わらせる具体的な"７つ"の方法！】
■１.「仕事を朝型に変える！」
＊出勤時間を早くし、仕事の電話が入らない時間帯に集中して業務をこなす。
■２.「重要案件を前日にやる！」
＊面倒臭い「重要案件」の取っ掛かりを、前日に整理し案件の推進方法をイメージする。
＊重要案件の推進を、脳内SEOにヒットさせておく。
■３.「業務を電話からメールに変える！」
＊時と場合によるが、自分のペースで仕事が出来るようにメール中心に変える。
＊電話の通話時間に拘束されないようにする。
■４.「業務の協調路線・連携体制をとる！」
＊仕事を一人でやらず、チームメンバーと連携・共有して行う。
■５.「帰宅時間のデッドラインを決める！」
＊朝一番に、仕事を終わらせる時間を決めることで、昼休みなどの時間を有効に使う。
■６.「社内ミーティングは、短時間にする！」
＊社内ミーティングの時間は、出来るだけ短く15分程度にする。
■７.「To Do＋段取り＋実践のサイクルを創る！」
＊仕事の優先順位を決め、推進の段取りを決めて、直ぐに実行する。
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◎と言うことで…
このように、仕事を早く終わらせる具体的な方法は、大きく「７つ」ありますが、一番 重要で、大切なのが…
「■７.To Do＋段取り＋実践のサイクルを創る！」ことです。
しかし、会社内に早く帰れている人がいたとして それが、「段取り」よくて、帰れているのか？ それとも、業務を「次の日」に廻しているのか？で、大きく違います。
また、その内容や状況によって その人の「スキル」や「実力」の付き方も大きく変わってきます。
そこで、それぞれが 自分の業務を今一度 振り返ってみる事も大切です。
すると「何か？」が見えてくると思います。
しかし…
日々の業務を、効率だけの「To Do＋段取り」だけに こだわり過ぎると、ビジネスパーソンとして、「小ぢんまり」まとまってしまっては、非常に残念です。
やはり、全ては「バランス」だと思います。
それは、全ての「仕事」や「業務」を想いを持って、以下のサイクルを創ることが大切です。
●「全体的なストーリー設計」(ロードマップ/大項目の整理)→「業務設計」(その小項目の整理)→「日々の段取り」(業務の細小項目の実行)→「業務の完遂」
所謂 大・中・小・細小項目のサイクルを『頭』ではなく、『体』で覚えることで、「仕事」に追われるのではなく、「仕事」から解放されます。長くなりましたが、以上です。