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【若手社員の成長記!】「第40回:振り返りの意味とは?」~先ず、定期的に振り返りの時間を作ろう!~

皆さんは、日常から「振り返り」の時間を作っていますか? 大事なことだと分かっていますが、継続的に行っている人は意外に少ないと思います。勿論、何か上手くいかないことがあった際には、立ち止まり振り返る方は多いと思いますが、日々 振り返ることが最も大切だと言われています。私自身も、今までは振り返りの『重要性』を認識しておらず、学んだことを次の日には忘れてしまうことが多々あったと思っています。これは、本当に「もったいない」ことだと思います。

そこで、今回は「振り返り」の重要性について書きます。



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そもそも…

【「振り返り」とは?】

●振り返りとは、自らの言動や傾向を客観的に捉えて、次に向けた改善点の洗い出しを行い、その改善点を実行することを示しています。ビジネスパーソンをはじめ多くの方が振り返りを行うことによってより効果的な行動を選ぶことが出来ます。

人材育成の分野に於いては、リフレクション(英語:reflection)と呼ばれています。

これを直訳すると「内省」という意味で、「自分自身の仕事や業務から一度離れてみて、仕事の流れや考え方・行動などを客観的に振り返ること」です。失敗したこと・成功したことも 全て含めて見つめ直し、気づきを得て、新たな行動へと繋げる未来志向の方法論です。


因みに、マネージメント研究に於いて、第一人者のピーター・ドラッカーの有名な言葉に、下記があります。

「効果的な行動の後には、静かな振り返りを行おう。その静かな振り返りからより効果的な行動がうまれる」


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では…

【振り返りを行うことは、何故 重要なのか?】

●振り返りを行うことで客観的にモノごとを捉えて、自分やチームの行動をより効果的に修正することが可能となるからです。

振り返りを通して、自分やチームが設定した目標に対してのパフォーマンスをより正確に把握できます。例えば 何か目標を設定した場合、パフォーマンスが目標を超える成果を上げている要因を明確化できたり、逆に 目標を下回っている場合には、その原因を速やかに特定し、修正を施すことが可能になります。

日常的に振り返りを行うことで、今まで 意識していなかった細かい作業の改善点に気付けたり、自分の癖や行動も認識することが出来ます。これは、日常的な作業にも意味づけを行うことができ、より深い学びや気づきに繋がるのです。


また、振り返りはモチベーションの向上にも繋がります。例えば 仕事でも、単に業務をこなしているだけでは、自分の行った作業の意味や改善点を把握できず、ルーチンワークになってしまいがちです。定期的に振り返りを行うことで、自分の成長を自覚したり、毎日の業務を点ではなく線で捉えることで、現在 行っている業務にやりがいを見出せるようになります。


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次に…

【「振り返り」と「反省」の違いについて】

●マネージメントの世界では、個人やチームで振り返りを行う際には、その振り返りが「反省」に留まらないことが重要と言われています。

「反省」とは、既に起きてしまったことに対して、「何故 それが起きてしまったのか?」、「責任は、どこにあったのか?」など結果や要因、又は その結果に対する責任に注目しています。振り返りの際にも、勿論 起きたことを扱いますが、焦点は結果や要因ではなく、それらを踏まえて具体的な次のステップを決めることです。

「反省」の場合は、目的が責任の所在や結果の要因を明確化することに留まってしまうため、次の一手の話が具体的に決まらないことが多々あります。振り返りでは具体的に、次のステップを決めていき、それらを実践することが目的となっています。


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◎と言うことで…

「振り返り」について書きましたが、よくよく考えると、こうやって記事を書き続けること自体が、私にとっては振り返りです。このブログも一年間以上書き続けていますが、多くの「気づき」や「学び」、何より普段の感情を言語化することで、自分自身の整理に繋がります。改めて「振り返り」の大切さを感じます。

ただ、まだまだ 学んだことを次の機会に活かしきれていないことがあります。それは、業務中に学んだことを未来志向の振り返りが出来ておらず、「点」が「線」になりきれていないからです。そう考えると、短い時間でも毎日 定期的に振り返りの時間を作ることが大切だと思います。

そのためには…

■1.「毎日の振り返りの時間を決める」

*毎日1時間などの時間は取り辛いが、10~15分でもいいのでスケジュールに組み込んでみることだと思います。例えば、帰りの通勤や通学で時間がある方はその時間を振り返りの時間に当てるなど、意外と時間を探してみると見つけることができます。また 寝る前に数分掛けるだけでも効果的だと思いますので、先ずは 意識的に作って見ることだと思います。


■2.「振り返る質問を決める」

*時間を確保できた上で、重要なのは何に対して振り返りを行うかだと思います。単純に一日の出来事を振り返るのではなく、振り返りの目的を定めるために質問を決めることが継続の秘訣だと思います。特に、普段の行動まで、落とし込むことが大切だと思います



●最後に「振り返りの重要性」についての研究を紹介します。

ハーバード・ビジネス・スクールの「フランチェスカ・ジーノ氏」は、インドのテクニカル・サポート企業のコールセンターでフィールド実験を行いました。

それは、従業員を3つのグループに分け、1日~5日目までどのグループにも同じ内容の技術研修を受けてもらった上で、研修6日目から16日目までに於いて、下記のような違う行動を組み込みます。

グループA:終了時間前の15分間を使って、その日に学んだことを(メモを取りながら)振り返る

グループB:1つ目のグループと同じことをしたうえで、更に 5分を使って各自がメモした内容を研修仲間に説明する

グループC:研修を終了時間いっぱいまで受け、その日に学んだことを書き留めたり仲間と意見交換したりしない


その結果…

〇Aグループは22.8%、Bグループは25%、Cグループよりも良い成績を収めました。

このように、「振り返り」の効果は、多くの研究で実証されています。長くなりましたが、以上です。

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