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【代表の人物像&体験談!】「文章がうまい人が破らない『たった"1つ"のルール』とは?」~「上手い文章を書ける人」は この"5つ"が自然と出来ている!~

今日は、concanのメイン事業である「モノ事の"根幹"を言語化すること=『文章』を書くこと」の"文章力"について、プロのコピーライターの話と、代表の私なりの見解を書きます。


「文章力」は、社会生活を送る上で基本的 かつ 重要な"スキル"です。綺麗で伝わり易い『文章』を書ける人は やはり信頼したくなります。逆に、『文章』がめちゃくちゃだと「この人は大丈夫かな……?」と敬遠したくなるものです。

メールやチャットがコミュニケーションの主流となった現代では、「文章力」が その人の印象を左右すると言っても過言ではありません。





メールやチャット。そして、「企画書」……。

ビジネスパーソンは、日常的に様々な『文章』を書いています。しかし、「文章を書くのが苦手」という人は 少なくないと思います。どうすれば、上手い『文章』が書けるのか。

今回は、"言葉"のプロたちが重視している"ルール"とは何んなのかを紹介します。


■1【「"言葉"のプロ」が解説!伝わり易い『文章』を書くコツとは?】

「文章を書く」ことは、全てのビジネスパーソンが仕事をする上で、避けては通れない行為です。

「コロナ禍」で対面のコミュニケーションが減っている今、『文章』の重みは以前よりも増していると思います。

しかし、『文章』を書くことに苦手意識を持っている人は少なくありません。


「メールの内容が分かり難いと言われる」「チャットで誤解され易い」「企画書を書くのが苦手」……などの課題を感じたことは誰しもあると思います。

コピーライターの「田口 まこ氏」は、「結局、何が言いたいの?」と思わせる分かり難い『文章』には、共通する"特徴"があると指摘します。


それは、「ワンセンテンスが長過ぎること」です。

試しに、みなさんの書いたメールの「ワンセンテンス」(一文、文頭から句点〈。〉まで)の文字数を数えてみて下さい。

もし、60字以上の「センテンス」がダラダラと続いていれば、かなりの確率で多くの人から『文章』が分かり難いと思われていると思います。


ダラダラ続く長くて分かり難い『文章』は、自身の評価を落とすことにも繋がりかねません。では、どうすればいいのでしょうか。「田口氏」は、「たった一つの"ルール"」を実践して欲しいと力説します。


それは、とにかく「ワンセンテンス」を短くすること。

『60字以内』を目標に、それだけを守って書くことがお勧めだと言います。

また、一文を『60字以内』にする為には、「ワンセンテンスに入れるメッセージは出来るだけ一つ」にするのが重要です。

情報をあれもこれもと詰め込むと、当然 文字数が増えます。

一文が長くなるほどに 内容は煩雑になり、どんどん分かり難くなるのです。反対に『60字 1メッセージ』の短い文は、テンポよく読め、内容がスイスイと頭に入ってきます。


「田口氏」の執筆の記事「文章がうまい人は、『たった一つのルール』を破らない」では、具体例を交えて、『60字 1メッセージ』で分かり易い『文章』を作るコツを紹介しています。

また、そのほかに『文章』を読みづらくしている原因についても解説しています。


■2【仕事のメールで最も大事なこととは?】

また、多くのビジネスパーソンが毎日 書くことになるのが「メール」です。「伝わるメールが『正しく』『速く』書ける92の法則」の著者である「山口 拓朗氏」は、「伝わるメール」と「伝わらないメール」の差は大きいと指摘します。

伝わらないメールを書いて相手の気分を害せば、信頼関係も損なわれかねません。

「山口氏」は、仕事に於けるメールで最も大事なこととして、「結論ファーストで書く」を挙げます。


「くどい前提や背景説明、もったいぶった表現はNG。

メール本文の冒頭で結論を明確に示す必要がある。結論を先に示すことで、その後に続く『文章』の理解度も高まり易くなる」と述べています。


「山口氏」の執筆記事「『よろしくお願いします』で台無し、伝わる文章を書けない人の残念なメール」では、その他にも、伝わらないメールと伝わるメールの違いを分かり易く解説しています。メールの結びに使われる常とう句「よろしくお願いします」にも“危険が潜んでいる”とか。例文を参考に、気を付けるべきポイントが書かれています。

分かり易い『文章』が書ければ、コミュニケーションが円滑になり、仕事も し易くなると思います。


では、「文章が上手い人と そうでない人との違いは何んなのか?」を考えてみます。

この『問い』に答えるには「文章が上手い」とは、いったいどういうことなのかを考えるところから始める必要があります。


■3【文章が上手い人と そうでない人との違いは何か?】

この『答え』は、私なりに比喩した表現で答えるとしたら…

「おいしい文章」を書いているかどうかだと思います。

25年ほど、企画書(文章)を書いていますが、『文章』は 別に上手くなくてもいいと思います。私も決して上手くありませんが、分かり易くは書いているつもりです。それは 『文章』は、上手い方が有利ですし、私も日々、その技術の向上に努めています。しかし、それは"本質"ではありません。


例えば、好きな「ミュージシャン」(バンド)で考えてみます。 それは、演奏は上手いに越したことはありませんが、好きな理由は演奏技術ではなく、『直感』であり『感性』所謂「インスピレーション」だと思います。それは、その「ミュージシャン」の "価値"であり、技術の高低など一瞬で吹き飛んでしまいます。楽器は、上手いに越したことはありませんが、結局のところ、「伝わるか、人の心を動かす」かどうかです。


それは『文章』も同じだと思います。

この「上手い文章」=「おいしい文章」は、こちらが伝えたい情報を書くのではなく、相手が求めている、欲しい情報を分かり易く書くことです。伝わらなくては意味がありません。

つまり「食べたくなる文章」=「おいしい文章」なのです。


◎と言うことで…

「文章がうまい人が破らない『たった"1つ"のルール』とは?」と題して書いてきましたが、最後に "文章力" 技術面の向上の話として「上手い文章を書ける人」は この"5つ"が自然と出来ていることを紹介します。


■4【文章力が向上する"5つ"のコツ!】

◆コツ1.「ゴールから逆算して必要なことを書く!」

かつて『進研ゼミ小論文編集長』を務めた文章表現インストラクターの「山田 ズーニー氏」は、「文章の良し悪しは 目指すゴールによって違う」と述べています。

例えば、『依頼メール』であれば「人を動かすこと」、『履歴書』や『エントリーシート』であれば「内定」、『小説』であれば「感動」がゴールになります。このゴールが"あやふや"だと、例え『文章』そのものは整っていたとしても、結局は「自分が書きたいことしか書いていない」独りよがりな内容になってしまいます。


私たちが書こうとする『文章』は、最終的に誰に読まれてどうなることを目指しているかが"肝"です。

とにもかくにも、まずは ゴールを明確にし、そこから「逆算して必要なことを書いていくこと」が必要です。前途の「依頼メール」であれば、相手に その仕事をやって貰うのが最終ゴール。逆算して考えると、依頼を気持ちよく引き受けて貰えるように配慮して書くべきなのです。


◆コツ2.「文章を削る習慣をもつ!」

「一気に書いて大幅に削る」。

博報堂スピーチライターの「ひきた よしあき氏」は、これが中身の詰まった『文章』を書く極意だと述べています。「ひきた氏」の経験上、指定された文字数の倍の長さを書いてから 半分削った『文章』は"おもしろい"のだとか。例えば、『800字』の出張レポートならば、まず『1,600字』近く書いた上で 半分は削ってしまうということです。


『文章』を削るコツの一つは、なくても通じる『接続詞』は極力排除すること、「例:『A社には断られました。しかし、B社には ご契約いただきました』→『A社には断られ、B社にはご契約いただきました『」」。その他にも、『場違いなウンチク』や『同じ内容の言い換え』を削るなど、時には文字数が不足するまでコンパクトにしていきます。そこまでやって、『文章』は引き締まっていくのです。


◆コツ3.「接続詞にまで気を配る!」

「ひきた氏」は、接続詞は「方向指示器」、つまり「『文章』がどちらの方向に進んでいるのかを示すシグナル」だと述べています。『文章』が分かり難い人は、その『接続詞』の使い方がイマイチです。「例えば」の後に具体例が来なかったり、「何故なら」の後に理由が述べられていなかったり、「更に」の後に追加情報が無かったり……と。


『接続詞』は、そのたった数文字で「次にどんな内容が来るのか」を読者に伝えて準備させる機能をもっています。

正しく使えれば『文章』が圧倒的に分かり易くなる反面、使い方を誤ると途端に意味不明な『文章』に……。読者の期待を裏切らない為にも、それぞれの『接続詞』の役割を理解して正しく使うことが必要です。


◆コツ4.「曖昧な表現は使わない!」

一般社団法人 日本ビジネスメール協会代表理事の「平野 友朗氏」は、「曖昧な表現はトラブルの元になる」と指摘します。例えば、「お返事は お手すきの際で結構です」というフレーズ。これは一見、相手の都合を配慮しているように見えます。しかし、中々 返信が来ないと、結局は 催促のメールを送ることになります。相手は「返事は 何時でもいいと言われていたのに……」と心証を害してしまうかも知れません。


こういう場合は、「ΟΟ月Ο日までに お返事いただけますと幸いです」と"返信期限"を明記した方が、お互いにとって ベターです。相手もスケジュールを意識し易くなります。「お忙しいところ恐縮ですが」という前置きを付ければ、相手の都合に配慮した表現にもなります。


◆コツ5.「使えそうなフレーズをストックしておく!」

「平野氏」は、『文章』が上手い人が使う"フレーズ"を必要に応じて"マネ"することを勧めています。"3つ"例を挙げます。


●「ΟΟさんだからこそ、お願いしたいです」(※全面的に信頼しているとき)

●「お力をお貸し下さい」(※ストレートにお願いしたいとき)

●「申し訳ありません。会社の方針で……」(※無理な依頼を断りたいとき)


このような"殺し文句"を普段からストックしておき、ここぞという時に活用するのです。メールやチャットの中に使えそうな"フレーズ"があったら、どこかにメモしておくとよいと思います。そのまま"マネ"をするのに抵抗がある場合は、自分なりに少し"アレンジ"して使ってみるとよいかも知れません。


結局、上手い『文章』が書けるようになるには、人が書いた『文章』に無関心にならず、興味をもって、よいと思うものはストックして"マネ"しながら、コツコツ 書き続けることだと思います。その継続、訓練の中で、「自分なりのスタイル」が見い出せます。この時に意識すべきが、「文章力が向上する"5つ"のコツ!」になります。結果、文章力が『頭』ではなく、『体』(手)が覚え、"一生モノ"になるのです。

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